QUY TR�NH TRUY?N TH�NG HI?U QU? CHO S? KI?N

?? m?t s? ki?n di?n ra th�nh c�ng, ???c c�ng ch�ng ?�n nh?n, kh�ng ch? c?n ph?i quan t�m ??n c�c y?u t?i v? concept, set up m� m?t ho?t ??ng r?t quan tr?ng kh�c kh�ng ???c ph�p b? qua ?� l� truy?n th�ng cho s? ki?n.

V� th?, m?t k? ho?ch truy?n th�ng ho�n h?o s? gi�p cho s? ki?n c?a b?n t?o ???c d?u ?n nhi?u h?n v� l?u l?i trong t�m tr� kh�n gi? v� c�ng ch�ng m?c ti�u. Ngay t? b�y gi?, h�y b?t ??u b?ng quy tr�nh c?a k? ho?ch truy?n th�ng cho s? ki?n ?? ??m m?i th? ???c t�nh to�n k? c�ng.

C?U TR�C C? B?N C?A M?T K? HO?CH TRUY?N TH�NG S? KI?N

Kh�ng c� m?t b?n m?u k? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n c? ??nh, b?i l? c�c doanh nghi?p c� chi?n l??c kh�c nhau, c�c s? ki?n c?ng kh�c nhau v� ch?u th�m ?nh h??ng t? c�c ngu?n l?c s?n c�.

Trong b�i vi?t n�y,�asiavina.net�?� c? g?ng ch?t l?c ra �m?u s? chung� t? c�c m?u k? ho?ch c?a nhi?u chuy�n gia truy?n th�ng s? ki?n tr�n th? gi?i, sau ?� t?ng h?p l?i th�nh m?t m?u k? ho?ch m� b?n c� th? tham kh?o ? d??i.

M?U K? HO?CH TRUY?N TH�NG S? KI?N

I. PH?N PH�N T�CH

1. B?i c?nh di?n ra s? ki?n
2. T?ng quan v? m�i tr??ng b�n ngo�i
3. C�c ??i t??ng li�n quan t?i s? ki?n

II. PH?N L?P K? HO?CH

1. M?c ti�u
2. C�ng ch�ng m?c ti�u
3. Chi?n l??c
4. Tuy�n b?
5. Th�ng ?i?p truy?n th�ng
6. Chi?n thu?t ti?n h�nh
7. Ph�n t�ch r?i ro
8. D? tr� kinh ph�
9. Ti�u ch� ?�nh gi�

I. PH?N PH�N T�CH

1. B?i c?nh di?n ra s? ki?n

Nhi?u doanh nghi?p th??ng b? qua ph?n n�y khi b�n b?c v? truy?n th�ng tr??c s? ki?n. Tuy nhi�n, ?�y l� ph?n m? ??u c?n thi?t ?? b?n ??nh h??ng ???c nh?ng g� chu?n b? vi?t trong ph?n k? ho?ch.

N?i dung ch�nh b?n c?n quan t�m khi ph�n t�ch b?i c?nh s? ki?n l� nh?ng g� ?ang di?n ra trong ch�nh doanh nghi?p b?n

• ??nh v? th??ng hi?u doanh nghi?p c?a b?n?
• S? ki?n c?a b?n l� v? v?n ?? g�? M?c ?�ch s? ki?n l� g�?
• K? ho?ch th?c hi?n c� bao g?m s? ki?n nh? n�o (h?i th?o, tri?n l�m, cu?c thi,…) b�n trong kh�ng?
• C� c�c m?c th?i gian quan tr?ng n�o?
• L?c l??ng tham gia ch�nh trong s? ki?n? Trong c�ng ty b?n c� nh?ng ai tham gia? C� s? g�p m?t c?a nh?ng t? ch?c b�n ngo�i n�o? C� ??i t�c ??ng t? ch?c n�o kh�ng?

2. T?ng quan v? m�i tr??ng b�n ngo�i

B�y gi?, h�y ??t doanh nghi?p v�o m?t kh�ng gian r?ng h?n v� xem b?n ?ang ??ng ? ?�u trong l?nh v?c kinh doanh, v� ?ang c� nh?ng g� tr�n th? tr??ng t�c ??ng t?i b?n.

?? ph�n t�ch m�i tr??ng ngo�i, b?n c� th? ch?n 1 trong 2 m� h�nh: m� h�nh PEST v� SWOT.

M� h�nh PEST�(Political – Ch�nh tr?, Economic – Kinh t?, Social – X� h?i, Technological – C�ng ngh?) l� m?t m� h�nh h?u �ch ?? l?n l??t x�c ??nh nh?ng ?nh h??ng c?a t?ng kh�a c?nh th? tr??ng t�c ??ng t?i s? ki?n c?a b?n. Tuy nhi�n m� h�nh ch? ph� h?p nh?t v?i c�c s? ki?n c� t?m c?.

M� h�nh SWOT�(Strengths – ?i?m m?nh, Weaknesses – ?i?m y?u, Opportunities – C? h?i, Threats – Th�ch th?c) c?ng l� m� h�nh hi?u qu?. Ph�n t�ch ?i?m m?nh v� ?i?m y?u s? cho b?n c�i nh�n t?p trung v�o n?i l?c c?a ch�nh doanh nghi?p. C? h?i v� th�ch th?c s? l� b?c tranh ph�c th?o khi ??a s? ki?n c?a b?n ra t? ch?c b�n ngo�i.

M� h�nh SWOT ph�n t�ch m�i tr??ng ngo�i trong�K? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n KaraOishi 2013

(Ngu?n: Slideshare)

M?t s? g?i � sau c� th? gi�p b?n ?i?n v�o c�c m?c trong m� h�nh ph�n t�ch:

• ?�u l� ??i th? c?a b?n? G?n ?�y h? ?� l�m g�? H? ?� t?ng c� m?t s? ki?n t??ng t? ch?a? ?i?u g� khi?n kh�ch h�ng quan t�m t?i b?n m� kh�ng ph?i ??i th? c?nh tranh v� ng??c l?i?
• Ph�p lu?t v� v?n ho� c� ?ng h? ?i?u b?n ?ang l�m kh�ng?
• Th�i ?? c?a c�ng ch�ng v? ?? t�i c?a s? ki?n nh? th? n�o? C� hot trend n�o c� th? gi�p �ch cho s? ki?n n�y hay kh�ng?
• Xu h??ng ph�t tri?n trong l?nh v?c kinh doanh c?a b?n l� g�?
• Nh?ng th�nh ph?n kinh t? n�o li�n quan t?i s? ki?n c?a b?n?

3. C�c ??i t??ng li�n quan t?i s? ki?n

Ph?n n�y ?? c?p t?i c�c ??i t??ng b?n mong mu?n v� th?c s? c� ?nh h??ng b?i s? ki?n. ?� c� th? l� kh�ch h�ng tr?c ti?p, nh� ph�n ph?i, nh� ??u t?, b�o ch�,… T?ng ??i t??ng s? ???c ph�n t�ch ??c ?i?m, c�c c?ng ??ng li�n quan v� c�ch h? c� th? ph?n ?ng l?i v?i s? ki?n.

R?t nhi?u b?n k? ho?ch ch? t?p trung v�o vi?c s? thu ???c l?i �ch nh? th? n�o t? c�c ??i t??ng n�y m� kh�ng d? t�nh tr??c v? nh?ng ti�u c?c c� th? x?y ra. S? ch? quan n�y d?n t?i t�m l� b? ??ng v� s? m?t c�n b?ng tr??c nh?ng t�nh hu?ng x?u.

H�y nh? r?ng b�n c?nh r?t nhi?u ng??i ?ng h? s? ki?n c?a b?n th� lu�n lu�n t?n t?i nh?ng nh�m ??i t??ng ?ng ti�u c?c. B?n k? ho?ch truy?n th�ng c?a b?n n�n bao g?m c? ph??ng �n ??i m?t v?i h?.

II. PH?N L?P K? HO?CH

1. M?c ti�u

M?c ti�u c?a truy?n th�ng s? ki?n th?m ch� c?n ???c x�c ??nh tr??c khi b?n quy?t ??nh n� s? di?n ra nh? th? n�o. H�y h? th?ng ho� n� trong ph?n n�y c?a k? ho?ch.

??ng nh?m l?n gi?a m?c ti�u truy?n th�ng v� m?c ti�u kinh doanh. S? ki?n n�y c� th? ???c t? ch?c r?t th�nh c�ng, nh?ng b?n kh�ng th? ??m b?o r?ng doanh thu t?ng th? s? t?ng l�n g?p ?�i nh? hi?u ?ng truy?n th�ng ???c.

H�y ngh? xem b?n ?ang c? g?ng ?? ??t ???c ?i?u g� trong k? ho?ch truy?n th�ng c?a m�nh?

V� d?:

• B?n c� mu?n gi?i thi?u s?n ph?m m?i kh�ng? B?ng c�ch t?o ra nhu c?u m?i hay kh?i g?i l�n nhu c?u c� s?n?
• B?n ?ang t�m ki?m s? ?ng h? t? c�ng ch�ng hay mu?n xoa d?u m?t v?n ?? n�o ?�?
• B?n c� mu?n n�ng cao danh ti?ng c?a c�ng ty b?n kh�ng?

??ng qu�n ??t m?c ti�u c?a b?n ?�p ?ng ???c�5 ti�u ch� SMART

Specific – C? th?

Measurable -C� th? ?o l??ng ???c

Achievable – C� th? ??t ???c

Relevant – C� li�n quan

Time-bound – C� gi?i h?n th?i gian

 

M?c ti�u trong�K? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n KaraOishi 2013

(Ngu?n: Slideshare)

2. C�ng ch�ng m?c ti�u

X�c ??nh nh�m c�ng ch�ng m?c ti�u ?�ng g�p m?t ph?n quan tr?ng trong th�nh c�ng c?a chi?n l??c truy?n th�ng s? ki?n, th�ng qua vi?c gi�p b?n x�y d?ng ???c c�c th�ng ?i?p v� chi?n thu?t ti?p c?n ph� h?p.

B?n ph?i quy?t ??nh xem ??i t??ng quan tr?ng nh?t m� b?n s? ti?p c?n trong ch??ng tr�nh truy?n th�ng l� ai. H�y ngh? k? xem t?i sao b?n l?i c�n nh?c h? ch? kh�ng ph?i nh?ng ng??i kh�c, h? ?�ng vai tr� nh? th? n�o trong su?t s? ki?n v� hi?u bi?t c?a h? v? b?n ?ang ? m?c n�o. K?t qu? cu?i c�ng n�n l� ch�n dung v� h�nh vi ?i?n h�nh c?a h?.

M?t s? nh�m ti?m n?ng c� th? tr? th�nh c�ng ch�ng c?a b?n:

• Nh?ng ng??i c� ti?ng n�i trong c?ng ??ng
• C�c nh�m chuy�n gia, nh� ph�n t�ch chuy�n m�n trong l?nh v?c
• Ch�nh ph?
• Nh�n vi�n trong doanh nghi?p
• C�ng ch�ng tr�n m?ng (v� d?: c�c nh�m tr�n m?ng x� h?i, c�c c?ng ??ng ??c bi?t, c�c blogger)
• B�o ch�

3. Chi?n l??c

Sau khi bi?t ???c b?n mu?n ?i ??n ?�u v� ti?p c?n t?i nh?ng ai, ?� ??n l�c x�c ??nh c�ch th?c th?c hi?n.

H�y tr? l?i c�c c�u h?i sau:

• B?n s? s? d?ng c�c c�ng c? n�o?
• B?n mu?n ch? ??ng ?em th�ng tin t?i c�ng ch�ng m?c ti�u hay ch? ??i h? t�m ki?m?
• Qu� tr�nh ti?p c?n c?a b?n s? di?n ra nh? th? n�o?
• Tr�nh t? xu?t hi?n tr�n b�o ch� v� c�c social media c?a b?n ra sao?

??ng qu�n r?ng chi?n l??c n�y c?n b�m s�t v�o nh?ng ph�n t�ch b?n ?� th?c hi?n ? tr�n, b?i n?u kh�ng th� k? ho?ch c?a b?n s? b? r?i r?c v� kh�ng hi?u qu?.

4. Tuy�n b?

Tuy�n b? c?a b?n ch? c� ?? d�i 1 ho?c 2 c�u ng?n g?n, nh?ng l?i ch�nh l� ph?n t?ng k?t ng?n g?n v� ??y ?? nh?t c?a to�n b? k? ho?ch b?n s? th?c hi?n. B?n c� th? g?i n� l� ??nh v? campaign(chi?n d?ch).

Tuy�n b? n�y s? theo b?n trong su?t qu� tr�nh x�y d?ng � t??ng truy?n th�ng v� c? khi di?n ra s? ki?n. B?i v?y, h�y l�m n?i b?t n� trong b?n k? ho?ch v� in ra nhi?u b?n r?i n?u c� th?.

5. Th�ng ?i?p truy?n th�ng

Th�ng ?i?p truy?n th�ng l� nh?ng g� b?n mu?n n�i v?i m?i ng??i, mu?n m?i ng??i ?? c?p t?i trong c�u chuy?n c?a h? v? b?n, v� c?ng ch�nh l� nh?ng th? m?i ng??i nh? ???c l�u nh?t v? s? ki?n.

B?n c?n ch� � nh?ng ?i?u sau khi x�y d?ng th�ng ?i?p:

• Th�ng ?i?p c?n ph� h?p v?i m?c ti�u
• Th�ng ?i?p c?n chuy?n t?i nh?ng g� ??c bi?t v� m?i m? trong s? ki?n
• C� th? s? d?ng c�c con s? v� t�n ri�ng ?? t?ng t�nh c? th?
• Th�ng ?i?p c?n bao qu�t t?t c? c�ng ch�ng m?c ti�u: c� th? l� m?t th�ng ?i?p chung cho t?t c? c�c ??i t??ng, ho?c m?i nh�m c�ng ch�ng c� m?t th�ng ?i?p kh�c nhau.

6. Chi?n thu?t ti?n h�nh

C� m?t quy t?c l� chi?n thu?t c?n ph� h?p v?i nh?ng g� b?n ?� x�y d?ng trong k? ho?ch tr??c ?�.

V?i tuy�n b?, b?n c?n c� chi?n thu?t tr??c – trong – sau tuy�n b?, ?? duy tr� ???c s? nh?c ??n c?a c�ng ch�ng ho?c b�o ch� xuy�n su?t. V?i b?i c?nh c?ng nh? t?ng quan m�i tr??ng, n?u c�ng ch�ng c?a b?n c� nh?n th?c ch?a ?�ng v� ??, h�y s? d?ng chi?n thu?t n�ng cao nh?n th?c tr??c khi tuy�n b? b?t c? ?i?u g�. V� ch?c ch?n r?ng chi?n l??c ch? ??ng s? c� chi?n thu?t �p d?ng kh�c h?n v?i b? ??ng.

1 trong 4 chi?n thu?t tri?n khai�trong�K? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n KaraOishi 2013

(Ngu?n: Slideshare)

Chi?n thu?t trong m?u k? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n c?n c? th? t?ng chi ti?t

(Ngu?n: Slideshare)

Khi �v?� ra chi?n thu?t, ??m b?o r?ng n� ?� bao g?m t?t c? c�ng ch�ng m?c ti�u c?a b?n. B?n c� th? s? d?ng b?ng li?t k� ?? ??m b?o m?i nh�m c�ng ch�ng ??u ?� c� m?t trong 2 ho?c 3 chi?n thu?t.

 

B?ng li?t k� t??ng ?ng nh�m c�ng ch�ng – chi?n thu?t trong k? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n

Chi?n thu?t ???c coi l� ph?n n?i dung tr?ng t�m c?a b?n k? ho?ch. B?n c� th? ?i t? k? ho?ch tri?n khai, k? ho?ch truy?n th�ng ??n t?ng ch??ng tr�nh nh? (cu?c thi, h?i th?o, tri?n l�m,…). H�y c? g?ng c? th? ho� nh?t c� th?, t? timeline t?i th? l? cu?c thi, m?u thi?t k? banner hay ngay c? t�n MC trong t?ng ch??ng tr�nh ?�.

7. Ph�n t�ch r?i ro

K? n?ng qu?n tr? r?i ro l� m?t ti�u ch� quan tr?ng trong tuy?n d?ng c�c v? tr� li�n quan t?i PR – Event. B?t k? k? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n n�o c?ng c?n d? t�nh tr??c t?i c�c r?i ro c� th? ph�t sinh v� chu?n b? s?n ph??ng �n ??i ph�.

Th�ng th??ng, ph?n n?i dung n�y ???c tr�nh b�y d??i d?ng Q&A ?? ??m b?o ?? d? hi?u v� logic cho ng??i ??c. V� d?:

Q: S? x? l� nh? th? n�o n?u c� kh�n gi? qu� kh�ch trong bu?i ch?i tr� ch?i ph�t qu�?

A: D?ch v? tr?n g�i c?a c�ng ty h? tr? s? ki?n ?� bao g?m l?c l??ng an ninh g?m 3 ng??i. M?t ng??i ???c s?p x?p ??ng b�n c?nh c?ng ch�o, m?t ng??i ? khu v?c ch?i tr� ch?i v� m?t ng??i ??ng c?nh b�n ph�t qu�. H? s?n s�ng ng?n c?n kh�n gi? qu� kh�ch v� c�c s? c? an ninh kh�c.

Trong qu� tr�nh ghi l?i c�c c�u tr? cho b?ng Q&A, r?t c� th? b?n s? t�m ra s? h? trong k? ho?ch v� ?i?u ch?nh l?i chi?n l??c – chi?n thu?t s? ki?n.

8. D? tr� kinh ph�

K? ho?ch truy?n th�ng c?a b?n s? ch?ng ?i ???c ??n ?�u c? n?u kh�ng c� ng�n s�ch. M?i ?? xu?t b�n tr�n c?a b?n ??u c?n t??ng ?ng v?i m?t con s? kinh ph� d? tr�. C�c con s? c�ng chi ti?t t?i t?ng h?ng m?c th� k? ho?ch c�ng d? ???c duy?t.

D? tr� kinh ph� c?ng gi�p b?n c�n ??i ???c m?c ti�u k? ho?ch v� n?ng l?c t�i ch�nh c?a c�ng ty.

9. Ti�u ch� ?�nh gi�

M?t l?n n?a nh�n l?i m?c ti�u c?a b?n. L�m th? n�o ?? ?o ???c th�nh c�ng c?a chi?n d?ch truy?n th�ng s? ki?n, ?�nh gi� ???c b?n ho�n th�nh bao nhi�u % m?c ti�u?

N?u k? ho?ch c?a b?n ???c chia giai ?o?n, quy tr�nh ?�nh gi� c?a b?n c?ng c?n ?i theo c�c giai ?o?n ?�. H�y c? g?ng ??t ra c�c th??c ?o s�t nh?t v?i nh?ng g� b?n d? ??nh l�m trong su?t s? ki?n.

V� d?:

• C� bao nhi�u b�o ?�i ?� ??a tin v? s? ki?n? C� bao nhi�u trong s? ?� n?m trong m?c tin t?c n?i b?t? H? c� tr�ch d?n l?i ph�t bi?u hay s? d?ng h�nh ?nh b?n cung c?p kh�ng?
• C�c b�i ??ng tr�n Facebook c� bao nhi�u l??t ti?p c?n v� l??t t??ng t�c?
• Traffic c?a website nh? th? n�o? T? l? b? trang v� th?i gian trung b�nh tr�n trang l� bao nhi�u?
• B?n ?� g?i ???c bao nhi�u email marketing? T? l? ph?n h?i l� bao nhi�u?
• C� bao nhi�u b�i ??ng nh?c ??n s? ki?n c?a b?n tr�n Facebook?

B?n c� th? ti?n h�nh m?t b�i kh?o s�t online v?i quy m� tu? s? ki?n v� thu nh?n nh?ng l?i ?�nh gi� ch�n th?c nh?t t? ph�a c�ng ch�ng.

Ngo�i ra, ?? c�c b�i truy?n th�ng s? ki?n ???c l�n l?ch ch�nh x�c v� hi?u qu? nh?t, h�y x�y d?ng m?t bi?u m?u k? ho?ch l�n l?ch ??ng b�i:

Bi?u m?u l�n l?ch ??ng b�i truy?n th�ng s? ki?n

H?n th? n?a, b?n h�y nh? r?ng vi?c l?p k? ho?ch truy?n th�ng s? ki?n kh�ng h? d? d�ng, b?i v?y b?n c?n c� s? c?ng t�c gi?a c�c th�nh vi�n trong t?p th? v� m?t c�ng c? h?u �ch ??m nh?n vi?c theo d�i v� gi�m s�t k? ho?ch n�i chung v� t?ng ??u vi?c n�i ri�ng.

TT.Ph� M?,�T�n Th�nh, B� R?a�V?ng T�u

Tel/fax:�02543.893.879�

Hotline: 0938.709.679 – Mr.D?ng

�

N?U B?N C� TH?C M?C G� H�Y

 

�ONLINE SUPPORT�Zalo�&�Viber

�