C?N CHU?N B? G� KHI T? CH?C S? KI?N?

                   

?
Xu?t ph�t t? kinh nghi?m th?c t? t? ch?c s? ki?n, ch�ng t�i nh?n th?y r?ng vi?c t? ch?c s? ki?n ???c th�nh c�ng nh? � mu?n c?a m?i ch??ng tr�nh th� trang thi?t b? t? ch?c s? ki?n l� m?t y?u t? quy?t ??nh.
Th?u hi?u ???c ?i?u n�y t? kinh nghi?m th?c t?, h�m nay t�i s? chia s? v?i c�c b?n v? c�c v?t d?ng, trang thi?t b? c?n thi?t ?? T? ch?c s? ki?n th�nh c�ng nh? sau:

Y?u t? quan tr?ng ?? b?n ho?ch ??nh k? ho?ch t? ch?c s? ki?n quan tr?ng nh?t, v� ??a ?i?m di?n ra s? ki?n l� n?i ?? b?n l�n k? ho?ch, quy m� l?n nh?, s? l??ng kh�ch m?i,… t?t c? ?i?u c� m?t s? r�ng bu?c li�n k?t v?i nhau. 
Do ?� tr??c khi b?n c� � ??nh t? ch?c s? ki?n h�y ch?n thu� m?t ??a ?i?m t? ch?c s? ki?n sao cho ph� h?p v?i s? ki?n c?a c�ng ty b?n.

2. CH?T S? L??NG KH�CH M?I – THI?T K? TH? M?I:
Sau khi b?n ?� th?ng nh?t ???c ??a ?i?m t? ch?c, h�y ti?n h�nh ch?t danh s�ch kh�ch m?i ?? Thi?t K? Th? m?i, th�ng th??ng th? m?i ph?i ???c thi?t k? v� ki?m duy?t tr??c khi di?n ra s? ki?n 1 ??n 2 th�ng, c� nhi?u c�ng ty c�ng t�c n�y ?� kh?i ??ng tr??c c? 5 ??n 6 th�ng. nh? v?y b?n s? ch? ??ng cho Kh�ch m?i h?n, th?i gian tho�i m�i s? gi�p kh�ch m?i c� s? chu?n b? v� s?p x?p c�ng vi?c ?? ??n v?i s? ki?n c?a b?n t?t h?n.

V?y n?u b?n kh�ng ph?i l� Designer chuy�n nghi?p, b?n s? thi?t k? nh? th? n�o?
B?n h�y li�n h? ngay v?i c�ng ty t? ch?c s? ki?n h? s? h? tr? b?n t?t nh?t v� thi?t k? nhi?u m?u kh�c nhau cho b?n l?a ch?n.

3. THU� TRANG THI?T B

? 
A. NH� B?T L?P GH�P, NH� B?T KH�NG GIAN:
N?u b?n t? ch?c s? ki?n ngo�i tr?i, th� b?n ph?i t�m m?t nh� cung c?p chuy�n nghi?p ?? thu� nh� b?t ho?c d� tr�n kh? l?n sao cho ph� h?p v?i ??a h�nh v? tr� b?n ?� c� � ??nh t? ch?c s? ki?n, t?t nhi�n b�n ??n v? t? ch?c s? ki?n h? s? t? v?n cho b?n d?a v�o ??a h�nh ?? c� s? th?ng nh?t trong vi?c ??a ra ph??ng �n l?p ??t kh? thi nh?t.

N?u b?n t? ch?c s? ki?n ? trong nh�, ? m?t ??a ?i?m thu� ?� c� s?n h?i tr??ng s�n kh?u,… th� b?n b? qua B??c n�y ?? ti?n h�nh cho c�c b??c ti?p theo nh? d??i ?�y.

B. C?NG H?I – R?I H?I HO?T N�O – MASCOT
T�y theo s? ki?n c?a b?n chu?n b? t? ch?c ?? c� ph??ng �n l?a ch?n c�c h?ng m?c nh? C?ng H?i, R?i h?i, Mascot,… ? ?�y t�i ?ang t? v?n cho b?n m?t c�ch chung nh?t cho h?u h?t c�c s? ki?n ?i?u c?n s? d?ng, trong ?� c? th? t?ng ch??ng tr�nh t�i s? li?t k� nh? d??i ?�y:

+ ??i v?i s? ki?n Kh�nh Th�nh c�ng ty, x� nghi?p, b?nh vi?n, tr??ng h?c, showroom, kh�nh th�nh c�y x?ng, … th� C?ng h?i l� th�nh ph?n kh�ng th? thi?u, ??c bi?t ??i v?i L? Khai Tr??ng c?a c?a H�ng, Showroom th� b?n n�n ch?n c?p ?�i lu�n ?i chung v?i nhau ?� l� R?i H?i V� C?ng H?i v� ?�y l� ?i?m nh?n ?? s? ki?n c?a b?n ???c m?i ng??i ch� �, c?ng l� c�ch ?? ghi d?u ?n ch??ng tr�nh s? ki?n c?a b?n v�o ti?m th?c c?a m?i ng??i, b?n c� th? b? ra ch�t kinh ph� nh?ng b� l?i t�nh hi?u qu? c?a n� l?i v� c�ng to l?n, do ?� t�i ngh? r?ng ?� l� s? l?a ch?n ho�n to�n ch�nh ?�ng cho s? ??u t? c?a b?n.

+ ??i v?i c�c s? ki?n kh�c nh? Kh�nh th�nh c�ng ty, kh�nh th�nh nh� m�y,b?nh vi?n tr??ng h?c,… th� b?n ch? n�n s? d?ng c?ng h?i, t�y theo t�ng m�u ch? ??o c?a s? ki?n c?a b?n m� ch?n lo?i c?ng h?i ph� h?p c? v? k�ch th??c c?ng nh? m�u s?c, c?ng h?i th??ng ???c g?n ? c?ng ch�nh l?i v�o khu v?c di?n ra s? ki?n, c?ng t�y theo ??a h�nh di?n ra s? ki?n m� ??n v? t? ch?c s? ki?n s? t? v?n cho b?n n�n s? d?ng lo?i c?ng h?i k�ch th??c bao nhi�u, d�n n?i dung g� l�n c?ng h?i… th�ng th??ng c?ng h?i l� ?? ch�o ?�n kh�ch do ?� m� n?i dung c?ng th??ng ch? tr?ng v�o y?u t? n�y v� d?: Ch�o M?ng Qu� Kh�ch Tham D? (N?i dung ch??ng tr�nh s? ki?n, k? ni?m ng�y th�nh l?p c�ng ty, ho?c l? kh?i c�ng c�ng tr�nh, d? �n,…)

+ ??i v?i c�c s? ki?n kh�c nh? H?i Thao C�c C�ng Ty, Ph�t Simpling, Hay c�c ch??ng tr�nh Khuy?n M�i nh�n d?p khai tr??ng,… th� nh�n s? v?i trang ph?c th� nh?i b�ng (Mascot) ??ng ? c?ng v� ch�o ?�n kh�ch c?ng nh? m?i ch�o kh�ch h�ng mua v� d�ng th? s?n ph?m … th� t�nh hi?u qu? c?a ch??ng tr�nh c?a b?n ?� ch?m ??n tr�i tim c?a kh�ch h�ng ti?m n?ng c?a m�nh, v� song song v?i vi?c ch�o ?�n kh�ch l� c? h?i ?? b?n qu?ng b� th??ng hi?u qua c�c ho?t ??ng ch?p h�nh l?u ni?m, b?n th? h�nh dung v?i t?c ?? Mang X� H?i lan t?a nh? hi?n nay, n?u m?t nh�n vi�n c�ng ty b?n trong trang ph?c Mascot c� d�n logo cty c?a b?n v� ch?p h�nh v?i kh�ch h�ng khi ??n tham quan mua s?m, sau ?� m?i kh�ch h�ng chia s? 1 t?m l�n m?ng x� h?i nh? Facebook, Twitter, Youtube,… ?� l� 1 c�ch m� b?n ?ang th?c hi?n chi?n d?ch Marketing du k�ch theo t? ng? chuy�n d�ng trong kinh doanh ?� b?n.

C – S�N KH?U – �M THANH – �NH S�NG
+ S�N KH?U: 
C?ng t�y thu?c v�o ??a h�nh m� b�n cng c?p d?ch v? s? ki?n s? t? v?n cho b?n n�n s? d?ng k�ch th??c s�n kh?u sao cho ph� h?p v?i ch??ng tr�nh s? ki?n c?a b?n s? t? ch?c, th�ng th??ng th� s�n kh?u c� c�c k�ch th??c nh? sau ??i v?i c�c ch??ng tr�nh Khai tr??ng, Kh�n

h Th�nh, H?i Ngh?,.. S�n kh?u th??ng c� k�ch th??c Ngang 6m x R?ng 4m, 8m x 4m, 5m x 10m, 6m x 10m, …

??i v?i ch??ng tr�nh c� m�a l�n s? r?ng, v� t? ch?c v?n ngh? ngo�i tr?i v� bi?u di?n d??i d?ng t?p k?. Tuy nhi�n ??i v?i c�c ch??ng tr�nh nh? Bi?u di?n Th?i trang, S�n Kh?u Ca Nh?c, C�c ch??ng tr�nh t?p k?,… Th� b?n c?n ph?i c� ??n v? t? v?n chuy�n nghi?p ?? sao cho ph� h?p v?i ch??ng tr�nh, ??m b?o kh�ng qu� l?n g�y l�ng ph� v� kh�ng t??ng ?ng v?i s? ki?n b?n s? t? ch?c, c?ng ??ng qu� nh? s? d?n ??n c�c v? c�ng v� nh�m nh?y s? kh�ng ch�y h?t m�nh tr�n s�n kh?u ???c,… 

B�n c?nh vi?c l?a ch?n s�n kh?u ph� h?p th� Thi?t K? Backdrop, ph�ng s�n kh?u ho?c s? d?ng M�n H�nh LED … c?ng l� y?u t? m? quan h?t s?c quan tr?ng, n?u b?n ch?a c� � t??ng ?? thi?t k? Ph�ng S�n Kh?u h�y m?nh d?n ??a ra � t??ng c?a m�nh v?i c�ng ty t? ch?c s? ki?n, khi ?� c� n?i dung c?a b?n cung c?p b�n c�ng ty s? ki?n s? c� nh�n vi�n chuy�n thi?t k? ph?c v? design theo � t??ng c?a b?n.

Vi?c trang tr� s�n kh?u c?ng t�y theo ch??ng tr�nh v� m�u s?c c?ng v� th? m� linh ??ng sao cho h�i h�a c?ng nh? th? hi?n ???c s? trang tr?ng c?a ch??ng tr�nh s? ki?n, m?t l?n n?a c�ng ty t? ch?c s? ki?n s? t? v?n cho b?n n�n trang tr� nh? th? n�o cho ph� h?p nh?t v� b�n c�ng ty d?ch v? s? ki?n s? thi?t k? m� ph?ng ?? b?n d? h�nh dung, sau khi b?n ?� ??ng � v?i thi?t k? th� s? ki?n s? ???c trng tr� ?�ng nh? b?n thi?t k? ban ??u b?n ?� duy?t.

+ �M THANH – �NH S�NG
M?t ch??ng tr�nh s? ki?n ho�nh tr�ng s? ph? thu?c nhi?u y?u t?, trong ?� �m Thanh – �nh S�ng l� th�nh ph?n kh�ng th? xem nh?, t?t nhi�n ?? t? v?n cho b?n n�n s? d?ng c�ng su?t �m thanh nh? th? n�o cho ph� h?p th� c�ng ty t? ch?c s? ki?n s? t? v?n cho b?n d?a v�o quy m� ch??ng tr�nh, n?i dung ch??ng tr�nh, s? l??ng kh�ch m?i, th�nh ph?n tham d?, … nh? v?y t? b�n nh� cung c?p d?ch v? s? ki?n s? c� s? b? tr� v? tr� �m thanh, �nh s�ng sao cho ph� h?p nh?t, kh�ng qu� ?n �o ??i v?i h?i ngh? Kh�ch H�ng t? ch?c trong h?i tr??ng, c?ng kh�ng qu� nh? ??i v?i s? ki?n di?n ra ngo�i tr?i,… t?t c? c�c v?n ?? n�y c�ng ty t? ch?c s? ki?n s? c� s? t? v?n c? th? cho b?n.

D – B�N GH? S? KI?N
??i v?i t?ng s? ki?n kh�c nhau, s? l??ng kh�ch m?i, v? tr� l?p ??t,… m� b?n cung c?p cho c�ng ty s? ki?n, h? s? t? v?n cho b?n n�n s? d?ng s? l??ng b�n sao cho ??, m�u s?c kh?n tr?i b�n v� ph? �o gh? sao cho ph� h?p v?i ch??ng tr�nh s? ki?n c?a b?n. 

Th�ng th??ng ??i v?i c�c ch??ng tr�nh L? Khai Tr??ng, L? Kh�nh Th�nh, ??ng th?,… th� c�ng t�c b? tr� th??ng ch? c� 1 ho?c 2 d�y ??u l� c� b�n cho ??i Bi?u VIP ng?i, c�n nh?ng ng??i ng?i sau s? ch? ng?i gh? s? ki?n c� l?ng t?a, ho?c gh? nh?a n?u ch??ng tr�nh ch? ph?c v? cho s? ?�ng b� con, c�ng nh�n lao ??ng,… t�y theo quy m� c?ng nh? ??i t??ng kh�ch m?i m� b�n c�ng ty s? ki?n s? c� nh?ng t? v?n gi�p b?n sao cho ph� h?p nh?t ??i v?i s? ki?n c?a b?n s? t? ch?c.

E – TRANG TR� S? KI?N
Vi?c trang tr� s? ki?n s? t?o ???c ?n t??ng l�u d�i ??i v?i kh�ch h�ng, quan kh�ch tham d?, … do ?� b?n kh�ng th? xem nh? vi?c n�y, t�y theo t�ng m�u ch? ??o c?a c�ng ty b?n m� ??a ra y�u c?u ??i v?i c�ng ty t? ch?c s? ki?n h? s? h? tr? b?n trong vi?c t? v?n, n�n s? d?ng g� trang tr� m�u s?c nh? th? n�o,… gi�p cho s? ki?n c?a b?n t?o ???c ?n t??ng t?t nh?t.

Th�ng th??ng ??i v?i c�c s? ki?n Khai Tr??ng, Kh�nh Th�nh, ??ng th?,… T�ng m�u ch? ??o th??ng l� ?? – Tr?ng, n� s? gi�p s? ki?n c?a b?n N?i B?t h?n v� c� ?n t??ng l�u d�i h?n, b?n c� th? s? d?ng c�c m�u s?c ch? ??o n�y cho vi?c trang tr� Tr?n nh� b?t, Qu?n C?t nh� b?t, Th?m tr?i l?i ?i, Th?m tr?i s�n Kh?u, Tr? Inox d�y nhung d?n l?i, k? c? b�ng bay trang tr� s�n kh?u b?n c?ng ?i theo t�ng m�u n�y, t? nhi�n s? ki?n c?a b?n s? tr? n�n sang tr?ng v� ?n t??ng m?nh ??i v?i m?i ng??i.

F – NH�N S? S? KI?N
? ?�y t�i mu?n t? v?n cho b?n l?a ch?n ??i t??ng nh�n s? sao cho ph� h?p v?i s? ki?n c?a b?n, ?� l� MC, Ca S?, Nh�m M�a, Nh�m Nh?y, ??i L�n S? R?ng, L? T�n ?�n Kh�ch,… 

+ MC S? Ki?n: S? ki?n c?a b?n s? kh�ng Ho�n H?o n?u thi?u c�c y?u t? tr�n ?�y, trong ?� t�i ??c bi?t l?u � v?i b?n ?� L� MC, ch�ng t�i th??ng n�i MC l� ng??i th?i H?n cho s? ki?n, th?t v?y – N?u MC kh�ng c� chuy�n m�n t?t th� s? ki?n c?a b?n tr? n�n u �m, kh�ng t?o ???c cao tr�o c?ng nh? s? h?ng kh?i cho ng??i tham d?, b?n kh�ng n�n s? d?ng MC ?�m c??i cho c�c s? ki?n nh? Khai tr??ng

, Kh�nh Th�nh, ??ng Th?,…N?u b?n l� ng??i am hi?u v� mu?n s? ki?n c?a m�nh th�nh c�ng m? m�n h�y m?nh d?n ??u t? thu� MC chuy�n nghi?p, nh?ng MC chuy�n l�m s? ki?n, MC ?�i Truy?n H�nh, … Chi ph� h?i cao ch�t, nh?ng b� l?i b?n y�n t�m h?n, ch?c ch?n h?n, t? l? r?i ro �t h?n l� b?n ch? s? d?ng h??ng ??ng gi� n?i, t? nh�n vi�n c�ng ty hay t? nh?ng ng??i ch? quen l�m MC t?i c�c nh� h�ng ti?c c??i….

+ Nh�m M�a, Nh�m Nh?y:
T�y theo quy m� ch??ng tr�nh b?n t? ch?c m� ??u t? cho kho?n n�y h?p l� theo ng�n s�ch c?a b?n, t�i ch? mu?n l?u � v?i b?n vi?c ch?n  nh�m sao cho ch?t l??ng ?? kh�ng v? ch??ng tr�nh do thu� ph?i nh�m thi?u chuy�n nghi?p v� s? ph� h?p ??i v?i s? ki?n c?a b?n.

?? cho an to�n nh?t b?n n�n ?? c�ng ty t? ch?c s? ki?n h? tr? v?i b?n v?n ?? n�y, v� h? lu�n c� ?�ng ?�o c?ng t�c vi�n, c�c nh�m k? c? ng�i sao trong n??c v� ngo�i n??c, quan tr?ng l� ng�n s�ch b?n chi cho kho?n n�y nh? th? n�o, khi b?n li�n h? qua c�ng ty t? ch?c s? ki?n b?n s? an t�m h?n v? ch?t l??ng v� khi c�ng ty s? ki?n m?i c�c nh�m cho b?n th� s? ch?t l?c c�n li�n quan ??n c? th??ng hi?u c?a h?, n�n b?n ??ng ng?n ng?i h�y ?? h? h? tr? b?n, b?n s? kh?i m?t c�ng t�m ki?m v� b?n ch? n�n d�n th?i gian t?p trung cho c�c v?n ?? quan tr?ng kh�c.

+ ?O�N L�N S? R?NG
C?ng nh? vi?c ch?n nh�m m�a b?n h�y li�n h? v?i C�ng Ty T? Ch?c S? Ki?n Chuy�n Nghi?p h? s? h? tr? b?n ch?n ???c ?o�n l�n ?ng � nh?t v� ph?c v? chuy�n nghi?p cho t?ng s? ki?n th�ch h?p. 

Th�ng th??ng ??i v?i s? ki?n Khai Tr??ng – Kh�nh Th�nh, ??ng Th?, … b?n c?n chu?n b? ?o�n L�n S? R?ng v?i t? qu� l�n (4 Con l�n), M�u s?c kh�c nhau, th??ng th� c� c�c m�u ??, V�ng, Xanh Green, Xanh Blue, trong ?� b?n n�n ch� � vi?c chu?n b? c�c b�i m�a c?a l�n, t�y theo s? ki?n c?a b?n m� c� s? chu?n b? C�u ??i l�m Li?n th? xu?ng cho ph� h?p b�n c?nh ?� b?n n�n s? d?ng 8 tr?ng h?i, ?? t?o kh�ng kh� s? ki?n tr? n�n h�ng h?n h?n.
T?t nhi�n ??n v? s? ki?n s? h? tr? b?n, tuy nhi�n b?n c?n hi?u bi?t L�n s? r?ng s? m�a nh? th? n�o, c� c?n m�a Mai hoa thung v� l�n leo c?t hay kh�ng?… 

+ L? T�N – PG (PROMOTION GIRL)
S? ki?n c?a b?n s? tr? n�n sinh ??ng h?n khi c� c�c b�ng h?ng ph?c v?, nh?ng c� g�i xinh x?n, tron trang ph?c ph� h?p v?i s? ki?n s? t� th�m v? ??p cho s? ki?n c?a b?n. N?u b?n kh�ng c� s?n nh�n vi�n ?? ph?c v? ch??ng tr�nh h�y li�n h? v?i c�ng ty t? ch?c s? ki?n, h? lu�n c� ??y ?? Profile t? PG b�nh th??ng, PG cao c?p, Ng??i M?u Xe, ??n Ng??i M?u chuy�n nghi?p s? h? tr? cho b?n c� s? l?a ch?n t?t nh?t.

V?y L? T�n s? l�m g� v� gi�p g� trong s? ki?n c?a b?n?
H? s? h? tr? b?n trong vi?c ?�n kh�ch, ph?c v? n??c cho ??i bi?u, trao th??ng trong ch??ng tr�nh (n?u c�), ph?c v? c?t b?ng khai tr??ng, kh�nh th�nh,… Nh?ng c�ng vi?c ??n gi?n nh?ng n� s? g�p ph?n t�ch c?c cho s? ki?n c?a b?n ???c chuy�n nghi?p h?n v� trang tr?ng h?n. 

B?n Th�n M?n,
?? t? ch?c s? ki?n th�nh c�ng, b?n ph?i c?n nhi?u h?n nh?ng g� tr�n ?�y t�i ?� chia s?, tuy nhi�n v? c? b?n nh?t th� t?ng quan b?n c?n chu?n b? nh? v?y, c�n ?? ?i v�o chi ti?t n?u b?n c?n t? v?n h�y li�n h? Ngay v?i t�i, kh�ng nh?t thi?t b?n Thu� C�ng Ty T? Ch?c S? Ki?n Asia Vina ch�ng t�i m?i t? v?n, m� b?n h�y c? li�n h? v?i HotLine 0938 709 679 t�i s? h? tr? b?n Ho�n To�n Mi?n Ph�. 
AsiaVina Ch�ng t�i lu�n c? g?ng mang l?i cho kh�ch h�ng s? h�i l�ng t?i ?a nh?t. 

Ch�c b?n Th�nh C�ng
Nguy?n Kim D?ng
Date 15/11/2015