C�C B??C TH?C HI?N T? CH?C S? KI?N – QUY TR�NH T? CH?C S? KI?N

Ng�y nay, vi?c t? ch?c s? ki?n ?� tr? th�nh m?t trong nh?ng c�ng c? quan tr?ng trong ho?t ??ng ti?p th? ??c bi?t l� trong PR. Theo b�o c�o nghi�n c?u th? tr??ng c?a FTA, c�c ho?t ??ng d?ch v? h? tr? ph�t tri?n th??ng hi?u ???c s? d?ng th??ng xuy�n nh?t ? Vi?t Nam l�: qu?ng c�o v� t? ch?c s? ki?n (s? d?ng ngang b?ng); ti?p theo l� PR; nghi�n c?u th? tr??ng v� e-marketing.

C� r?t nhi?u lo?i s? ki?n kh�c nhau, m?i lo?i s? ki?n l?i c� nh?ng m?c ?�ch, vai tr� kh�c nhau trong chi?n l??c chung c?a c�ng ty. Tuy nhi�n, ??i v?i b?t k� lo?i h�nh s? ki?n n�o mu?n th�nh c�ng v?n ph?i tu�n theo m?t quy tr�nh t? ch?c s? ki?n v� nh?ng c�ch th?c t? ch?c s? ki?n nh?t ??nh:

1. Requirements study (Th?u hi?u y�u c?u kh�ch h�ng)


Tr??c khi b?t ??u v�o m?t k? ho?ch t? ch?c s? ki?n, ta ph?i khai th�c v� n?m r� c�c y�u c?u c? b?n nh?t. Y�u c?u n�y do ch? ??u t?, c�c kh�ch h�ng ??a ra. C�c y�u c?u n�y ???c th? hi?n trong m?t b?n brief, c?n c? v�o b?n brief n�y ta s? x�c ??nh ???c r� r�ng m�nh c?n ph?i l�m g�, c�c b??c t? ch?c s? ki?n ra l�m sao. ?? th?c hi?n b?n brief, b?n ph?i tr? l?i ???c c�c c�u h?i sau:
– Lo?i h�nh s? ki?n s? t? ch?c (h?p b�o, gi?i thi?u s?n ph?m, talkshow, �)
– M?c ti�u khi t? ch?c s? ki?n l� g�?
– Kh�ch tham d? l� nh?ng ai?
– C� bao nhi�u kh�ch s? tham d??
– Khi n�o v� ? ?�u s? ki?n s? di?n ra?
– Ng�n s�ch l� bao nhi�u?
– S?n ph?m ho?c d?ch v? c?a c�ng ty c� ?i?m ??c bi?t g�?

2. Brainstorming (Suy ngh? � t??ng)

Trong giai ?o?n n�y, ban t? ch?c s?  ki?n ph?i t?p h?p m?t nh�m ng??i ?? ti?n h�nh brainstorm � t??ng c�c b??c t? ch?c s? ki?n. L?u � khi th?c hi?n c?n n?m r� y�u c?u c?a b?n brief, ??ng th?i hi?u r� s?n ph?m ho?c d?ch v? c?a c�ng ty y�u c?u t? ch?c event. Sau khi suy ngh? � t??ng, ban t? ch?c s? ki?n s? th? hi?n tr�n proposal, l� c�ch t?o s?n ph?m Event tr�n gi?y t?. Ch??ng tr�nh n�y s? ???c g?i ??n kh�ch h�ng v?i b?ng b�o gi� v� ch? ph?n h?i t? ph�a kh�ch h�ng. Th�ng th??ng, ??i v?i m?t event, ?�y l� giai ?o?n quan tr?ng nh?t, t?o ???c s? kh�c bi?t gi?a c�c c�ng ty event v?i nhau. Nh?ng m?t � t??ng hay c?ng ch?a ??m b?o th�nh c�ng c?a event b?i c�n ph? thu?c nhi?u v�o kh�u t? ch?c.

3. Event design (thi?t k? s? ki?n)

Giai ?o?n n�y l� giai ?o?n c? th? � t??ng. C�c v?n ?? bao g?m:
– ??a ?i?m t? ch?c.
– Th?i gian t?
ch?c ch??ng tr�nh v� th?i gian di?n ra ch??ng tr�nh.
– Ch? ?? (theme/concept) c?a ch??ng tr�nh.
– Thi?t k? h�nh ?nh cho ch??ng tr�nh.
– Ch??ng tr�nh chi ti?t, g?m nh?ng ho?t ??ng g�, th?i gian ra sao.

4. Planning (L�n k? ho?ch t? ch?c)
?�y l� l�c quy tr�nh t? ch?c s? ki?n ???c c? th? h�a chi ti?t nh?t tr??c khi ti?n h�nh th?c thi. C�ng ty s? ki?n c?n quan t�m ??n c�c v?n ?? nh?:
– Ng�n s�ch.
– Ngu?n nh�n l?c th?c hi?n.
– Nh� cung c?p d?ng c? thi?t b?.
– V?n chuy?n nh? th? n�o.
– Ph�n t�ch r?i ro c� th? x?y ra.

5. Execution (Ti?n h�nh th?c hi?n)

M?t s? ki?n th??ng m?t 2 tu?n ?? th?c hi?n. Bao g?m c�c ho?t ??ng chu?n b? nh? ??ng ph?c, in banner, l?p ??t standee, thu� ng??i, li�n l?c c�c b�n li�n quan. M?t s? c�ng ty t? ch?c s? ki?n s? ti?n h�nh thu� ngo�i (outsourcing) m?t s? ho?t ??ng v� c? b? ph?n gi�m s�t ho?t ??ng�L?u � c?n trao ??i v?i kh�ch h�ng th??ng xuy�n ?? ??t ???c s? ch?p thu?n t? ph�a kh�ch h�ng, ??ng th?i lu�n ki?m so�t ch?t ch? nh� cung c?p ?? h?n ch? m?i r?i ro c� th? x?y ra.

6. Set up (D�n d?ng chu?n b?)

Qu� tr�nh d�n d?ng chu?n b? ???c th?c hi?n t?i n?i t? ch?c s? ki?n. T?t nh?t l� 1 ho?c 2 ng�y tr??c ng�y s? ki?n di?n ra. N�n c� m?t b?ng nh?ng c�ng vi?c c?n l�m ?? ti?n theo d�i ti?n ?? v� kh�ng b? s�t b?t c? kh�u n�o. Ch� � ??n th?i gian v?n chuy?n. C�c tr??ng b? ph?n s? ?i?u ph?i nh�n l?c theo c�ng vi?c ?� ???c ph�n c�ng. Nh?ng l�c c� ph�t sinh ngo�i d? ki?n, m?i ng??i s? c�ng t?p h?p l?i ?? c�ng gi?i quy?t t?i ch?.

7. Finish (K?t th�c s? ki?n)
C�c b??c t? ch?c s? ki?n, lu�n theo d�i ch?t ch? khi s? ki?n di?n ra. ?i?u ch?nh khi ph�t sinh v?n ??.
– K?t th�c s? ki?n, chuy?n ?? ??c v? kho (removal): d?n d?p n?i t? ch?c (cleaning), s?a l?i nh?ng v?t d?ng ?� s? d?ng (repair), thanh to�n h?p ??ng cho c�c nh� cung c?p (contract acquittal), b?o qu?n kho (storage)�
– H?p r�t kinh nghi?m: Sau khi event k?t th�c, trong c�ng ty t? ch?c s? ki?n m?i b? ph?n s? vi?t b�o c�o ghi nh?n l?i nh?ng thi?u s�t v? qu� tr�nh chu?n b?, qu� tr�nh di?n ra v� qu� tr�nh k?t th�c s? ki?n ?? c�ng nhau r�t kinh nghi?m cho nh?ng s? ki?n sau.

C�ng ty ASIA VINA  l� ??n v?  CUNG C?P, CHO THU� THI?T B? T? CH?C S? KI?N  chuy�n nghi?p t?i ??ng Nai, B� R?a V?ng T�u, Tp.HCM, B�nh Ph??c, B�nh D??ng v� c�c t?nh th�nh l�n c?n. L� nh� nh?p kh?u v� tr?c ti?p s?n xu?t c�c thi?t b? t? ch?c s? ki?n chuy�n nghi?p…?