K? n?ng c?n c� c?a m?t ng??i T? ch?c s? ki?n

Nhi?u ng??i cho r?ng l�m t? ch?c s? ki?n th� � t??ng l� c�i quan tr?ng nh?t, nh?ng th?c ch?t, sau khi tr?i qua m?t kho?ng th?i gian tuy kh�ng d�i l�m s? ki?n, t�i ?� chi�m nghi?m ra r?ng: M?t ng??i gi?i v? t? ch?c s? ki?n tr??c ti�n ph?i l� ng??i t? m?n, chu ?�o, bi?t ch?m ch�t t?i t?ng ti?u ti?t. ?� ch�nh l� th? hi?n c?a s? chuy�n nghi?p.

C�n s? s�ng t?o ???ng nhi�n c?ng l� m?t y?u t? kh�ng th? thi?u trong ngh? n�y. V� ?i?u ?� c?ng ?� ???c �ng�L� Qu?c Vinh, Ch? t?ch H?QT�ki�m�CEO C�ng ty L� Bros, m?t trong nh?ng c�ng ty t? ch?c s? ki?n l�u n?m v� c� uy t�n t?i Vi?t Nam kh?ng ??nh.

?? ho?t ??ng t? ch?c s? ki?n c?a m?t C�ng ty T? ch?c s? ki?n c?ng nh? k? n?ng c?a m?t ng??i l�m t? ch?c s? ki?n ?i v�o chi?u s�u v� chuy�n nghi?p h?n, c?n r?t r?t nhi?u th?i gian. Tuy nhi�n, theo ?�nh gi�, l?nh v?c t? ch?c s? ki?n t?i Vi?t Nam hi?n nay ch?a h? c� nh?ng tr??ng l?p ?�o t?o b�i b?n, ch�nh quy m� h?u h?t nh?ng kinh nghi?m t�ch g�p ???c l� do�“h?c t? nh?ng th�nh b?i c?a m?i event v� t? ch�nh nh?ng ?�i h?i c?a kh�ch h�ng”.

Nh�n chung T? ch?c s? ki?n l� m?t ngh? c?n c� k? n?ng “?a chi?u“.

?? ??nh h??ng tr? th�nh m?t Chuy�n gia T? ch?c S? ki?n?

?�nh gi� ?�ng v? b?n th�n:

Kh�ng g� quan tr?ng b?ng vi?c b?n bi?t m�nh l� ai? T? h?i xem m�nh c� nh?ng k? n?ng g�, k? n?ng n�o ?� ???c ho�n thi?n, k? n?ng n�o c?n r�n luy?n, trau d?i, k? n?ng n�o c?n ph?i ph�t tri?n, v� cu?i c�ng l� nh?ng k? n?ng b?n c� c� th? h? tr? g� cho b?n trong ??c m? tr? th�nh chuy�n gia t? ch?c s? ki?n.

?? n�i v? k? n?ng ?? l�m s? ki?n th� c� th? n�i l� nhi?u v� s? k? v� c?n ???c trau d?i trong su?t c? kho?ng th?i gian l�m ngh?. Tuy nhi�n, c� th? x�t ??n m?t s? T? ch?t thi?t y?u: �c t? ch?c t?t, c� kh? n?ng qu?n l� qu? th?i gian, tr� t??ng t??ng phong ph�, kh? n?ng giao ti?p t?t, ph?n x? nh?y b�n trong nh?ng t�nh hu?ng kh?n c?p.

Hi?u r?ng Kinh nghi?m kh�ng bao gi? l� ??:

Kinh nghi?m c� th? ??n t? m?i n?i, m?i l�c. C� th? t? h?c t? c�c ngu?n t? li?u s�ch v?, internet, l?p h?c ngo�i gi?� Nh?ng, th?c t? nh?t, ?�ng t�m hi?u nh?t ch�nh l� nh?ng kinh nghi?m t? nh?ng ng??i ?i tr??c, h? l� ngu?n t? li?u s?ng ??ng v� ch�n th?c nh?t khi v? ra b?c tranh v? m?t ngh? ?�i h?i k? n?ng ?a chi?u nh? t? ch?c s? ki?n

?? ??t ???c nh?ng y�u c?u c? th? c?a ng�nh/ngh?:

S�ng t?o trong Event

• S�ng t?o ? ?�u?

T?t c? m?i th? m� ng??i tham gia s? ki?n nghe, nh�n, n?m, ch?m v� c?m nh?n. T? vi?c l?a ch?n ??a ?i?m, thi?t k?, trang tr�, l�n k?ch b?n, c�c ti?t m?c bi?u di?n ngh? thu?t cho ??n � t??ng cho vi?c truy?n ??t n?i dung, th�ng ?i?p c?a s? ki?n, ? t?t c? m?i ph?n c?a s? ki?n, s�ng t?o ??u ?�ng m?t vai tr� r?t quan tr?ng.

?? c� ???c s? s�ng t?o trong t?ng y?u t? c?a m?t S? ki?n th� c?m h?ng ch�nh l� ?i?u ki?n b?n l? v� c�ng quan tr?ng quy?t ??nh ??n vi?c � t??ng t? ch?c s? ki?n ??a ra c� t?t hay kh�ng.

• L�m th? n�o ?? s�ng t?o?

C� m?t s? ng??i nh?n ??nh r?ng s�ng t?o l� kh? n?ng tr?i ph�, kh� c� th? h?c h?i ho?c trau d?i ???c t? b?t k� ai. Tuy nhi�n, s? s�ng t?o c?ng c� th? �t nhi?u ???c trau d?i b?ng c�ch ch?u kh� quan s�t, ghi nh?n nh?ng g� x?y ra xung quanh m�nh. Nh?ng � t??ng m?i c�n c� th? ???c b?t ngu?n t? ch�nh nh?ng ?i?u nh? nh?t nh?t trong cu?c s?ng. V� d? nh? khi b?n ?i xem m?t bu?i tri?n l�m ngh? thu?t s?p ??t, n?u ?? � quan s�t v� v?n d?ng v�o c�ng vi?c, b?n c� th? t�nh c? thu nh?t ???c m?t � t??ng “??c ??a” ?? d�n d?ng s�n kh?u cho bu?i t? ch?c bi?u di?n s?p t?i.

Nh?ng � t??ng m?i l?, ??c ?�o c?ng c� th? kh?i ngu?n t? nh?ng l?n tham d? s? ki?n c?a c�c c�ng ty kh�c hay nh?ng chuy?n du l?ch. C� ng??i n�i ?�a r?ng �90% � t??ng ???c n?y sinh t? vi?c �h?c h?i� v� x�o n?u l?i m� ra�. T? qu� tr�nh d�i g�p nh?t nh?ng � t??ng, ch�ng ta c� th? k?t h?p ??a ra ???c r?t nhi?u � t??ng cho b?n th�n.

?? c� th? tr? n�n s�ng t?o h?n, ch�ng ta c� th? t�m ??n v� bao quanh b?n th�n v?i nh?ng ng??i s�ng t?o: N?ng l??ng s�ng t?o t? ng??i kh�c c� th? th�c ??y kh�ng kh� chung v� t?o ra m?t m�i tr??ng l� t??ng cho � t??ng n?y ??n.

Kh�ng ng?n ng?i tham gia c�c bu?i h?i th?o. T?i ?�, ngo�i vi?c c� c? h?i h?c h?i, g?p nh?ng ng??i m?i v� trao ??i th�ng tin, ch�ng ta c�n c� th? t�m th?y s?n ph?m m?i cho doanh nghi?p c?a m�nh ho?c g?p m?t ??i t�c ti?m n?ng.

Tham d? c�c kho� h?c: nh? ?� n�i, �Kinh nghi?m kh�ng bao gi? l� ??” V� v?y, ph?i lu�n l�m nh?y b�n c�c kh? n?ng c?a m�nh b?ng c�ch h?c h?i nh?ng th�ng tin m?i nh?t trong l?nh v?c c?a b?n th�n ?ang l�m vi?c.

K? n?ng vi?t K?ch b?n

?? vi?t ???c m?t k?ch b?n Event t?t th� ng??i vi?t c?n c� s? s�ng t?o, ??u �c t? duy v� tr� t??ng t??ng phong ph� ?? c� th? h�nh dung s? ki?n ch?y th? n�o t? ?� ??a ra nh?ng � t??ng thi?t th?c v� ??c ?�o nh?t. Ngo�i ra th� k? n?ng vi?t v� truy?n t?i th�ng qua con ch? c?ng l� m?t ?i?u kh�ng th? thi?u. D� � t??ng c� t?t t?i ?�u, �c t? duy v� tr� t??ng t??ng bao qu�t nh? th? n�o nh?ng n?u kh�ng th? di?n ??t � t??ng ?� ra th� ??u v� �ch.

N�i ??n k? n?ng vi?t th� kh�ng th? ho�n thi?n v� trau d?i ng�y m?t ng�y hai m� ?� l� c? m?t qu� tr�nh.

• M?i ng�y b?n vi?t m?t �t, th� ??n l�c c?n, b?n m?i c� th? truy?n t?i � t??ng c?a m�nh l�n trang gi?y m?t c�ch tr�i ch?y.
• M?i ng�y b?n ??c nhi?u h?n m?t ch�t th� v?n t? v� c�u v?n c?a b?n s? phong ph� h?n, kh? n?ng di?n ??t c?a b?n s? t?t d?n l�n.
• M?i ng�y b?n g?p v� tr� chuy?n v?i m?t ng??i c� kh? n?ng giao ti?p t?t c?ng c� th? c?i thi?n kh? n?ng vi?t v� di?n ??t c?a b?n th�n.

K? n?ng vi?t Proposal

?? c� th? vi?t ???c m?t Proposal ho�n ch?nh (ch?a k? ??n c� th�nh c�ng hay kh�ng), c?n bi?t ???c t?m quan tr?ng, c�ng t�c chu?n b? v� vi?c l�n k? ho?ch cho vi?c l�m ra m?t Proposal.

• M?t Proposal hay v� thu h�t, ngo�i � t??ng s�ng t?o v� h?p d?n c�n ph? thu?c v�o ?? th?c t? v� t�nh thuy?t ph?c c?a d? �n ch�ng ta mu?n th?c hi?n. ?i?u ?� th? hi?n qua c�ch m� ch�ng ta tr�nh b�y v?n ??, ??a ra d?n ch?ng c? th? c?ng nh? t�nh kh? thi c?a d? �n.
• ?i?u quan tr?ng l� cung c?p cho ng??i ??c proposal cho s? ki?n m?t c�ch t?ng quan nh?t v? s? ki?n s?p di?n ra.
• M?t ?i?u tuy?t ??i c?n tr�nh, ?� l� tuy?t ??i kh�ng ???c l�m ng??i ??c r?i n�i v?i m? � t??ng h?n ??n kh�ng ra ??u ?u�i, m� ph?i bi?t c�ch s?p x?p � t??ng cho d? h�nh dung. N?i dung proposal ph?i c?c k? ng?n g?n, s�c t�ch, ??ng tham n�i d�ng d�i, v� n?u qu� d�i d�ng ng??i ??c ho?c s? ??c l??t qua proposal c?a ch�ng ta, gho?c s? b? qua m?t nh?ng � t??ng ch? ch?t.
• V?n phong c?ng quy?t ??nh r?t nhi?u s? chuy�n nghi?p c?a 1 proposal. Ch�ng ta ph?i bi?t c�ch di?n ??t n� b?ng ch? ngh?a 1 c�ch th?t t?t th� m?i thuy?t ph?c ???c ng??i kh�c, nh?ng n�i v?y kh�ng c� ngh?a l� vi?t r??m r� ?? ph� b�y v?n hay ch?.

V� ?? c?i thi?n c?ng nh? c� ???c k? n?ng vi?t Proposal, c?n th�nh th?o kh? n?ng s? d?ng PowerPoint, ?? c� th? tr�nh b�y � t??ng c?a b?n th�n m?t c�ch hi?u qu? th�ng qua c�c bi?u m?u, infographic�

C� th? tham gia m?t kho� h?c vi?t Proposal ?? c� c�i nh�n t?ng qu�t v? nh?ng ?i?u ki?n c?n v� ?? cho m?t proposal ho�n ch?nh.

H?c h?i t? nh?ng ng??i ?i tr??c l� m?t ?i?u th?c t?, hi?u qu? v� nhanh ch�ng nh?t.

K? n?ng l�n Check-list

�Event Logistics – ng??i “n�ng kh?n s?a t�i” cho Event�.

C� th? n�i, checklist kh�ng c� b?t k? khu�n m?u n�o c? v� ch�ng ta kh�ng ph?i d?a v�o c?a b?n th�n hay c?a ai ho�n to�n m� h�y d?a v�o k? n?ng l�m vi?c c?a b?n th�n l�m nhi?u ?t s? th�nh th?o h?n.

Tuy nhi�n, c� m?t t?c ch?t v� y?u t? r?t c?n ?? c� th? ho�n th�nh t?t checklist cho S? ki?n, ?� ch�nh l� s? t? m?, c?n th?n, chu ?�o, chuy�n nghi?p v� m?t c�i nh�n bao qu�t.

Xin gi?y ph�p t? ch?c v� t�m nh� cung c?p

• Xin gi?y ph�p T? ch?c

?? hi?u r� v? vi?c xin gi?y ph�p cho vi?c T? ch?c S? ki?n th� tr??c ti�n b?n th�n c?n n?m s? m?t s? ?i?u lu?t c? b?n.

Ngo�i ra nh?ng k? n?ng n�y h?u nh? ch? c� th? trau d?i th�ng qua kinh nghi?m c?a b?n th�n v� tham kh?o nh?ng ng??i c� kinh nghi?m trong vi?c l�m vi?c v?i c�c c? quan h�nh ch�nh.

L�m vi?c v?i nh� cung c?p

Trong qu� tr�nh�T? ch?c s? ki?n, ch�ng ta s? lu�n c?n ti?p x�c v� l�m vi?c v?i r?t nhi?u nh� cung c?p c�c d?ch v? (suppliers), c� nh?ng ??n v? h?p t�c ???c nh?ng c?ng c� c�c ??n v? ch�ng ta kh�ng h?p t�c v� nhi?u l� do. Tuy nhi�n, ?? l?a ch?n ???c nh?ng�suppliers�t?t v� h?p t�c hi?u qu?, c� m?t s? ?i?u m� ng??i l�m s? ki?n ph?i l?u �:

• C?n c� nh?ng y�u c?u r� r�ng.
• ?? ngh?�suppliers�ch?ng minh n?ng l?c (optional): ?? tr�nh vi?c s? d?ng m?t nh� cung c?p kh�ng ?? n?ng l?c cung c?p cho s? ki?n c?a m�nh, ch�ng ta c?n y�u c?u h? ch?ng minh n?ng l?c. N?u c� ki?n th?c v? c�c trang thi?t b?, d?ch v? ???c cung c?p th� r?t t?t, b?n c� th? h?i h? v�i c�u v? chuy�n m�n nh?��Di?n t�ch t? ch?c kho?ng 2000m2 ngo�i tr?i anh s? d?ng kho?ng bao nhi�u loa th�ng, c�ng su?t th? n�o?�
• L?p h?p ??ng v?i nh?ng ?i?u kho?n c? th?
• C� ph??ng �n backup ri�ng
• H?p t�c tr�n tinh th?n t�n tr?ng

?? c� th? l�m vi?c t?t v?i Nh� cung c?p, tr??c h?t ph?i c� kh? n?ng giao ti?p v� ?�m ph�n; ph?i v?a c?ng r?n v?a m?m m?ng ?? ??m b?o ti?n ?? v� m�i tr??ng l�m vi?c di?n ra su�ng s?, t?t ??p. Nh?ng k? n?ng n�y h?u nh? ch? c� th? trau d?i th�ng qua kinh nghi?m c?a b?n th�n v� tham kh?o nh?ng ng??i c� kinh nghi?m.

Qu?n l� t�i ch�nh

Nguy�n t?c qu?n l� ng�n s�ch c? b?n:�M?c d� m?i ng�n s�ch c?n th?i gian ?? th?c hi?n, v?n c� m?t v�i nguy�n t?c c? b?n c?n ph?i b�m s�t:

• H�y th?c t? v? m?c thu v? c?a s? ki?n: Th�ng th??ng, k? ho?ch t? ch?c s? ki?n th??ng qu� l� t??ng v? s? l??ng t�i tr? s? ??t ???c, ho?c s? l??ng kh�ch m?i s? tham d?. L� t??ng h�a d? ?o�n ch�nh l� nguy�n nh�n d?n ??n vi?c th?t tho�t ng�n s�ch so v?i k?t qu? cu?i ch??ng tr�nh t? ch?c s? ki?n.
• Lu�n c� k? ho?ch d? ph�ng: ?? ?? ph�ng nh?ng t�nh hu?ng x?u c� th? x?y ra trong khi th?c hi?n s? ki?n, s? t?t h?n n?u b?n bi?t ???c ph?i l�m g� khi c� s? c? x?y ra.
• Ng�n s�ch ?? tr�nh thua l?: N?u ch??ng tr�nh t? ch?c s? ki?n b�n b? v?c nh? thua l?, ?i?u ?� d?n ??n c�u h?i��li?u c� n�n th?c hi?n ch??ng tr�nh theo k? ho?ch ban ??u?�. N?u ?i?u ?� ch?a qu� mu?n, c?n k?p th?i thay ??i k? ho?ch ?? ch??ng tr�nh s? ki?n �t ra c� th? h�a v?n.

?? th�ng th?o v� l�m quen v?i vi?c qu?n l� ng�n s�ch, tr??c h?t c?n ph?i l� m?t ng??i kh�o l�o trong vi?c ?i?u ph?i ngu?n ti?n, t? m? v� chi li ?? ??m b?o kh�ng v??t ng�n s�ch ?? ra. V� k? n?ng n�y c� th? ???c trau d?i th�ng qua ?�c k?t t? kinh nghi?m c?a b?n th�n, qua vi?c qu?n l� c�c d? �n. H?n n?a, ?? c� th? c� n?n t?ng v?ng ch?c v� chuy�n nghi?p v? k? n?ng n�y, m?t v�i kho� h?c v? ki?m so�t ngu?n t�i ch�nh s? l� chuy�n s�u v� hi?u qu? nh?t.

Tri?n khai v� gi�m s�t th?c hi?n

Tri?n khai v� gi�m s�t l� hai k? n?ng bao h�m nhi?u t? ch?t c?n thi?t nh?t. ?? ho�n th�nh t?t vi?c tri?n khai v� gi�m s�t ho?t ??ng c?n:

• Kh? n?ng giao ti?p:�c?n c� kh? n?ng giao ti?p t?t ?? c� th? ?i?u ph?i nh�n s?, ph�n chia c�ng vi?c v� ?i?u h�nh lu?ng c�ng vi?c di?n ra m?t c�ch hi?u qu? nh?t. C?n c?ng r?n v� m?m m?ng ?�ng l�c ?? t?i ?u ho� kh? n?ng c?a t?ng nh�n s? c?ng nh? t?i ?u ho� c? h?i v� h?n ch? r?i ro.
• K? n?ng qu?n l� th?i gian:�Vi?c l�n m?t k? ho?ch, l?ch tr�nh chi ti?t ??n t?ng gi�y t?ng ph�t s? gi�p ti?t ki?m m?t kho?ng th?i gian kh� l?n ??i v?i to�n b? ekip. Vi?c qu?n l� th?i gian t?t s? gi�p b?n x? l� ???c nh?ng kh?ng ho?ng b?t ng? x?y ??n ??i v?i m?t vi?c�t? ch?c s? ki?n�chuy�n nghi?p.
• M?t � ch� ki�n ??nh:�C?n c� kh? n?ng bao qu�t m?i th?, n?m r� t?ng chi ti?t nh? nh?t trong s? ki?n v� ?�i khi ph?i ??o ng??c t�nh th? ?? m?i vi?c ???c di?n ra ?�ng k? ho?ch. Gi?i quy?t v?n ?? v� nh?ng kh� kh?n m?t c�ch nhanh ch�ng. S? kh�ng c� qu� nhi?u th?i gian ?? b?n c� th? ??a ra m?t quy?t ??nh, k? n?ng t? ch?c s? ki?n v?ng v�ng s? nh?y c?m, tinh t? l� ?i?u c?n thi?t ?? c� th? gi?i quy?t m?i vi?c n?u kh�ng may ch�ng kh�ng ?i theo k? ho?ch. N?u l� m?t leader, kh�ng th? ??a ra nh?ng quy?t ??nh n�ng v?i v� ngu xu?n v� v� th? h�y th? hi?n b?n l?nh c?a m?t ng??i d?n ??u, v� th? t?t c? th�nh vi�n trong nh�m s? nghe theo s? s?p x?p v� tr�ng c?y v�o quy?t ??nh c?a b?n, h? tuy?t ??i s? kh�ng mu?n nh�n th?y m?t leader run r?y, d? dao ??ng.
• Gi? b�nh t?nh m?i l�c, m?i n?i.
• T?p trung v�o t?ng chi ti?t d� l� nh? nh?t:�? v? tr� gi�m s�t, ch�ng ta kh�ng c?n ph?i t? tay l�m m?i vi?c nh?ng tr�n h?t, ch�ng ta c?n n?m ???c y�u c?u chung, y�u c?u c? th? m� kh�ch h�ng ??a ra cho t?ng khu v?c, t?ng ho?t ??ng ?? c� th? gi�m s�t v� ?�nh gi� ?�ng v? ch?t l??ng c?a khu v?c/ ho?t ??ng ?� ?? c� th? k?p th?i ?i?u ch?nh.

?? r�n luy?n k? n?ng n�y, c?n tham gia nhi?u c�c s? ki?n v� ?�c k?t kinh nghi?m cho ch�nh b?n th�n. C?n quan s�t, ?�nh gi� v� nh?n ??nh t?t t�nh h�nh ?? ?�c k?t ???c nh?ng gi� tr? b?n v?ng cho b?n th�n.

Ho?ch ??nh v� qu?n l� r?i ro

?� g?i l� S? ki?n th� kh�ng th? tr�nh ???c nh?ng sai s�t d� l?n hay nh? khi th?c hi?n ch??ng tr�nh nh?ng ??i v?i m?t S? ki?n Chuy�n nghi?p, vi?c ?? ra nh?ng r?i ro v� ph�ng ng?a cho ch�ng l� m?t trong nh?ng ?i?u h?t s?c quan tr?ng.

C�ng nhi?u r?i ro ???c ?? ra v� d? ?o�n th� c�ng �t nh?ng r?i ro x?y ra g�y ?nh h??ng ??n ti?n ?? s? ki?n.

??i v?i nh?ng s? ki?n l?n v� chuy?n nghi?p, ng??i t? ch?c lu�n c� m?t k? ho?ch d? ph�ng r?i ro, v?i nh?ng r?i ro kh�c nhau ???c ?? ra t�y thu?c v� t�nh ch?t s? ki?n v� nh?ng ph??ng �n gi?i quy?t nh?m ph�ng ng?a nh?ng tr??ng h?p x?u nh?t c� th? g�y ?nh h??ng ??n ch??ng tr�nh. Ch?ng h?n nh? m?a b�o, kh�ch m?i qu� �t, qu� ?�ng, m?t ?i?n, h? h?ng trang thi?t b?, t�nh hu?ng ?u ??, �

L� m?t ng??i t? ch?c s? ki?n, c?n ph?i ??c bi?t nh?y c?m v?i c�c r?i ro. ?? c� th? qu?n l� v� x? l� ???c r?i ro, c?n nhanh ch�ng x�c nh?n d?ng v?n ?? / t�nh hu?ng ?? c� th? k?p th?i ?�nh gi� v� x? l�. C?n c� m?t ph??ng ph�p logic c� h? th?ng, bao g?m thi?t l?p b?i c?nh, x�c ??nh, ph�n t�ch, ?�nh gi�, x? l�, gi�m s�t v� chia s? r?i ro c� li�n quan v?i t?t c? c�c ho?t ??ng kh�c, ch?c n?ng, qu� t�nh ?? gi?m thi?u thi?t h?i v� t?i ?a ho� c? h?i.

Ngu?n:�ADCREW VIETNAM

Tr??ng chinh, KP. T�n Ph�, P, Ph� M?, TX. Ph� M?, BRVT

Tel/fax:�02543.893.879�

Hotline: 0938.709.679 � Mr.D?ng

N?U B?N C� TH?C M?C G� H�Y

�ONLINE SUPPORT�Zalo�&�Viber

www.AsiaVina.net

#AsiaVina��#ToChucSuKienBaRiaVungTau�#KhaiTruongNamABank��#NamABankTanThanh
#Khaitruongphonggiaodichnamabank��#Tochucsukien